RH & Office Manager F/H

Notre client est une scale up dans le secteur de l’intelligence artificielle, il recherche un RH & Office Manager F/H.<br /> <br /> Compte tenu de l’étendue des responsabilités (gestion complète de la paie, onboarding/offboarding, veille juridique, recrutement et structuration des politiques RH), ce poste offre une forte dimension de création et d’optimisation des process dans un contexte de structuration.<br /> <br /> <strong>1. Paie & Administration du personnel</strong> <ul> <li>Interlocuteur principal du cabinet pour l’ensemble de la paie externalisée via MySilae</li> <li>Gestion directe de la paie (calcul/saisie des éléments variables, préparation des bulletins de salaire) en coordination avec le cabinet</li> <li>Revue mensuelle de l’ensemble des bulletins de salaire avant validation par le General Manager (accès MySilae Enterprise)</li> <li>Suivi des anomalies et écarts (ex. : modifications de pass RATP, primes, éléments variables de rémunération)</li> <li>Gestion des avantages en nature : véhicules de société, titres-restaurant, abonnements transport (Navigo/RATP)</li> <li>Collecte et transmission au cabinet de l’ensemble des informations nécessaires à chaque clôture mensuelle</li> <li>Gestion des tableaux de suivi mensuels des conventions de forfait jours cadres</li> <li>Mise en place et gestion des titres-restaurant (TR)</li> </ul> <strong>2. Onboarding</strong> <ul> <li>Coordination complète de l’arrivée des nouveaux collaborateurs : collecte des documents (pièce d’identité, RIB, fiche d’informations salarié), transmission au cabinet</li> <li>Mise en place des accès aux outils (messagerie, Slack, SharePoint, eDocPerso, accès bureaux, badge, etc.)</li> <li>Création des signatures e-mail</li> <li>Création et mise à jour du Livret du salarié</li> <li>Commande du matériel</li> <li>Remise du Livret du salarié et présentation détaillée à la nouvelle recrue (environ une journée)</li> <li>Support administratif pendant les premières semaines et gestion des questions de suivi</li> </ul> <strong>3. Offboarding</strong> <ul> <li>Coordination des départs : solde de tout compte, documents de fin de contrat</li> <li>Coordination avec le DAF pour le versement du paiement final</li> <li>Suppression des accès informatiques</li> <li>Récupération et remise en état du matériel (ordinateur portable, téléphone)</li> <li>Relation avec le collaborateur sortant concernant la transmission des documents de fin de contrat</li> </ul> <strong>4. Livret du salarié (Employee Book)</strong> <ul> <li>Construction complète du livret d’accueil (valeurs, outils, politique de télétravail, politique de notes de frais, forfait jours, accès aux bureaux, codes d’entrée)</li> <li>Mise en forme et diffusion à l’ensemble des collaborateurs</li> <li>Document vivant : mise à jour à chaque évolution des politiques internes</li> </ul> <strong>5. Règlement intérieur, documents RH et politiques internes</strong> <ul> <li>Rédaction et mise à jour du règlement intérieur</li> <li>Création et gestion des 24 tableaux de suivi mensuels du forfait jours (2025-2026, PDF modifiables)</li> <li>Organisation et gestion du Legal Drive (droits d’accès, arborescence des dossiers)</li> <li>Rédaction et formalisation des politiques internes : notes de frais, informatique/sécurité, télétravail et autres politiques futures</li> <li>Diffusion et mise à jour de ces politiques dans le Livret du salarié et le Legal Drive</li> </ul> <strong>6. Formation & OPCO</strong> <ul> <li>Gestion de l’affiliation et des contributions annuelles à OPCO Atlas</li> <li>Suivi des inscriptions et transmission des documents </li> </ul> <strong>7. Questions juridiques & recherche RH</strong> <ul> <li>Recherches et analyses ponctuelles sur des sujets RH/juridiques (ex. : conditions de recrutement de stagiaires au regard de la loi du 10 juillet 2014, risques URSSAF, alternatives juridiques)</li> <li>Veille sur les obligations employeur (avantages en nature, frais professionnels, obligations déclaratives)</li> </ul> <strong>8. Opérations générales</strong> <ul> <li>Point de contact RH pour l’ensemble des questions des collaborateurs</li> <li>Recherche d’un prestataire pour la mise en place des titres-restaurant</li> </ul> <strong>9. Recrutement & parcours collaborateur</strong> <ul> <li>Accompagnement des managers tout au long du processus de recrutement (définition des besoins, diffusion des annonces, présélection des candidatures, coordination des entretiens)</li> <li>Suivi du parcours collaborateur : intégration, points de suivi, évolution, mobilité interne</li> <li>Suivi et pilotage des différents recrutements en cours</li> <li>Lancement des vérifications de références/antécédents auprès du prestataire externe en charge et suivi des résultats</li> <li>Coordination avec les conseils juridiques pour la rédaction des contrats de travail</li> </ul> <strong>10. Office Management</strong> <ul> <li>Gestion quotidienne des locaux (aménagement, propreté, demandes de maintenance, relation avec le propriétaire ou la société de gestion de l’immeuble)</li> <li>Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires du bureau (ménage, maintenance, café/snacking, plantes, etc.)</li> <li>Commande et suivi des fournitures et consommables de bureau</li> <li>Gestion des accès aux bureaux : badges, codes d’entrée, clés, accès visiteurs</li> <li>Organisation des événements internes (déjeuners d’équipe, séminaires, célébrations, soirée de fin d’année)</li> <li>Gestion du budget lié aux bureaux et suivi des dépenses (factures fournisseurs, coûts des locaux)</li> <li>Coordination des déménagements, rénovations ou réorganisations d’espaces si nécessaire</li> <li>Gestion des équipements de bureau hors informatique (imprimantes, mobilier, électroménager de cuisine)</li> </ul> <br /> Profil<br /> <strong>Formation</strong> <ul> <li>Bac+3 à Bac+5 en Ressources Humaines, Droit social ou Gestion minimum.</li> </ul> <strong>Expérience</strong> <ul> <li>4 à 8 ans d'expérience minimum.</li> <li>Ex