Secrétaire Organisme de Formation (H/F)

La/le secrétaire / assistant-e administratif-ve (H/F) intervient au sein de l'organisme de
formation Occitanie et contribue au bon fonctionnement administratif, à la relation
avec les clients et à l'appui de l équipe pédagogiques régionales.

Les missions principales sont les suivantes :

- Suivi administratif des actions de formation : gestion des dossiers, tenue des
tableaux de suivi et échanges avec les formateurs ;
- Suivi de la conformité des formations en amont, incluant la vérification des
éléments administratifs et qualitatifs des dossiers de formation, dans le respect
des exigences de la certification Qualiopi (procédures existantes et
accompagnement interne) ;
- Gestion et administration des formations via le logiciel DIGIFORMA : saisie des
dossiers, suivi administratif et facturation (formation et montée en compétences
assurées si nécessaire) ;
- Envoi des factures via DIGIFORMA ;
- Gestion, suivi et orientation des demandes des clients et partenaires ;
- Suivi et gestion des boîtes mails liées à l'activité formation (DIGIFORMA et
Formation Occitanie) ;
- Appui administratif et technique auprès des formateurs et des équipes
régionales Occitanie ;
- Contribution à l'élaboration et à la mise à jour du catalogue de formation
Occitanie ;
- Participation à la démarche qualité de l'organisme de formation et à la
préparation des audits liés à la certification Qualiopi ;
- Contribution à l'amélioration continue des pratiques administratives,
pédagogiques, commerciales, notamment par l'utilisation d'outils numériques
et l'intégration progressive de solutions d'Intelligence Artificielle

Profil recherché - H/F

Le poste est ouvert à toute personne disposant d'une formation ou d'une expérience
en secrétariat / assistanat administratif, y compris en dehors du secteur de la
formation professionnelle.
Une bonne maîtrise des outils informatiques et numériques (bureautique, messagerie,
outils collaboratifs) est indispensable.
Une connaissance ou une première expérience de :
- la formation professionnelle,
- la certification Qualiopi,
- et/ou du logiciel DIGIFORMA,
constitue un atout, mais n'est pas obligatoire. Un accompagnement à la prise de poste
est prévu.
Qualités attendues
- Bonnes qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe ;
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie ;
- Curiosité, envie d'apprendre et capacité à monter en compétences ;
- Débrouillardise, adaptabilité et capacité à être force de proposition ;
- Aisance dans un environnement évolutif et multi-interlocuteurs.