Assistant Administratif 50% (F/H) - Centre Régional de Psychotraumatisme Infanto Juvénile Nord Nouvelle Aquitaine

RESPONSABILITÉS :

Mission globale :
L'assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement et au développement des activités du CRP IJ.
Ses missions principales sont de :
- Assurer un accompagnement administratif et organisationnel fiable de l'activité du CRP IJ
- Assurer la coordination administrative des formations, colloques et événements
- Contribuer aux actions de communication et de valorisation du CRP IJ
- Assurer le lien avec les partenaires et les différents interlocuteurs.
L'assistant(e) travaille en lien étroit avec l'équipe et sous la responsabilité du cadre, auquel il/elle rend compte de son activité, des échéances, des difficultés rencontrées et des éventuels points d'alerte.
Activités principales :
Accueil, organisation et coordination
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des partenaires, des familles et des enfants/adolescents
- Planifier et organiser les réunions, formations, colloques et autres événements
- Gérer les agendas et les échéances
- Organiser la logistique des formations : réservations, salles, matériel, intervenants, etc
- Assurer le suivi des différentes actions et échéances
Gestion administrative et suivi de l'activité
- Rédiger et diffuser des courriers, comptes-rendus, synthèses et autres documents
- Concevoir et mettre en forme des supports de présentation : diaporamas, présentations, bilans, etc
- Développer et alimenter des outils de suivi de l'activité
- Centraliser les données et renseigner les tableaux de bord
- Recueillir et mettre en forme les données statistiques
- Fiabiliser et actualiser les fichiers et bases de données
- Organiser et assurer un classement efficace des documents papier et informatiques
Gestion des formations et colloques
- Établir les factures
- Assurer le suivi administratif des paiements liés aux colloques et formations
Communication
Contribuer à l'élaboration et à la diffusion des outils de communication du CRP IJ, notamment :
- Mise à jour du site internet
- Organisation et communication autour des colloques et formations
- Mise en forme et actualisation du catalogue de formation
- Création et actualisation de supports de communication

PROFIL RECHERCHÉ :

Pré-requis :
- Formation de niveau Bac+2 minimum dans le domaine administratif, gestion, communication ou formation
- Expérience dans le secteur médico-social appréciée
- Expérience dans le domaine de la formation professionnelle continue souhaitée
- Très bonne maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit
- Bonne maîtrise des outils informatiques : LibreOffice, Word, Excel, PowerPoint, etc
- Une connaissance de l'environnement médical et hospitalier constitue un plus
Compétences professionnelles attendues :
- Rédiger avec qualité des comptes-rendus, courriers, synthèses et documents professionnels
- Organiser et mettre en forme des notes, rapports et documents
- Concevoir des supports et documents de suivi, notamment des bilans d'activité
- Utiliser efficacement les outils bureautiques
- Construire et tenir à jour des tableaux de bord et outils de suivi
- Organiser et fiabiliser le classement des données et documents
- Planifier son activité avec méthode, anticipation et autonomie
- Respecter les délais et assurer le suivi des actions engagées
- Identifier les priorités, les difficultés et les imprévus et en rendre compte au cadre
- Communiquer efficacement avec les partenaires et les membres de l'équipe
Qualités professionnelles recherchées :
- Aisance relationnelle et qualité de communication
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en collaboration
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
- Capacité à gérer les priorités, les délais et les imprévus
- Autonomie, tout en sachant rendre compte et solliciter son responsable lorsque nécessaire
- Esprit d'initiative et force de proposition
- Capacité d'adaptation
- Curiosité et ouverture d'esprit
- Sens du service et engagement dans une dynamique institutionnelle
- Ponctualité et respect des engagements
- Discrétion, confidentialité et respect du secret professionnel
Plannings et horaires de travail :
- Temps de travail : 50% soit 17h30 par semaine
- L'organisation du travail sera définie en concertation avec le/la candidat(e), avec une présence obligatoire le lundi après-midi et le jeudi matin
- Repos le week-end
- Les congés sont à poser en fonction des périodes de fermeture de la structure
Rémunération :
- 897€ nets par mois pour un exercice à 50%
Vous pouvez prendre plus de renseignements auprès d' Annouk DELAGE, Cadre Socio-Educatif.
Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation avant le 07/10/2026.